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Il back office: la parola d’ordine è “riorganizzazione”

Back Office
Nei primi tre punti di questo decalogo abbiamo già sottolineato più volte come sia necessario affrontare la Fase 2 post lockdown partendo da una riorganizzazione strategica. E se parliamo di riorganizzazione, non possiamo non toccare il tema del magazzino.

A causa dei mutamenti nella tua attività, in termini di riposizionamento, riassetto dell’offerta e della struttura, molto probabilmente dovrai modificare anche il modello di gestione del tuo magazzino. Se già in precedenza avere il controllo su inventario e sistemi di carico e scarico era importante, ora risulta fondamentale organizzarsi di settimana in settimana, in quanto i flussi di lavoro cambieranno.

Sì, quindi, a un magazzino che rispecchi un’organizzazione lineare e pulita, con meno merce stoccata e meno rotazione, per avere garanzia di un’inferiore esposizione economica immediata. Un’organizzazione che tenga conto dell’ottimizzazione degli spazi: più questi saranno funzionali, più i processi operativi, il servizio e i costi potranno vedere un miglioramento, nonostante la difficile situazione. Tieni sempre in considerazione che ogni spazio ha dei costi fissi, che nel futuro più prossimo aumenteranno certamente a causa della più frequente sanificazione richiesta dalle direttive. Ma andiamo per punti.

Marginare vuol dire sicuramente vendere bene, ma anche e innanzitutto acquistare bene.
Se in passato qualcuno poteva ancora permettersi di trascurare la gestione del magazzino, perché considerato spesso solo un’area promiscua di passaggio e di deposito delle merci, oggi non è più possibile considerarlo marginale all’interno dell’attività ordinaria, anzi. Il magazzino rappresenta il primo punto nevralgico da cui ripartire nella riorganizzazione della tua attività.

Se il tuo locale fosse una banca, il magazzino ne rappresenterebbe il caveau.
Un piccolo luogo ricco di tanti tesori, custoditi per mantenerne il valore nel tempo. 
Acquistare bene
Possiamo quindi con certezza affermare che, ogniqualvolta non si guardi al magazzino come a un valore economico immobilizzato, si commette un grande errore. E questo è ancora più vero se pensiamo a tutte le volte in cui viene lasciato libero accesso al personale, senza una regolamentazione: potrebbe non sembrare così, ma equivale al perdere soldi dalle tasche bucate dei pantaloni. 

Il principio fondante della gestione del magazzino e delle scorte è quello dell’efficienza: una gestione poco efficiente peserebbe infatti sul conto economico dell'azienda, facendo impennare l'incidenza delle materie prime sul fatturato netto generato dalla tua attività e falsando quindi, negativamente, il food cost dei piatti.

Gestione magazzino
Quali sono le 3 azioni legate alla prima gestione del magazzino?

  1. Ricezione;
  2. Controllo;
  3. Stoccaggio delle merci.

Partiamo dall’azione apparentemente semplice, ma in realtà delicatissima, del ricevimento merci. Quando arriva, la merce deve essere controllata. Su questo non si può più discutere: deve esserci una persona che, con l’ordine in mano, passi in rassegna il documento di trasporto e verifichi che tutto ciò che è stato ordinato sia effettivamente arrivato e che coincida con la fattura del fornitore. 
Acquisto merci
Adesso più che mai, per tenere sotto controllo ogni costo, dovrai dedicare a questa operazione il tempo necessario. Poi serve anche un controllo della qualità del prodotto, specialmente quello deperibile.
Si passa quindi alla fase dello stoccaggio. È necessario rispettare la regola FIFO (first in - first out) e far ruotare il magazzino. Solo così avrai una gestione corretta delle merci: poni in fondo la merce nuova e preleva per prima quella meno recente.

Analizziamo ora la valorizzazione di un magazzino, a partire dall’operazione forse più complicata per tanti e meno apprezzata da ciascuno: l’inventario. Un’attività dalla quale, diciamocelo, tutti rifuggono e ridotta ad essere svolta una volta l’anno, giusto nel rispetto degli adempimenti fiscali obbligatori.
Volenti e nolenti, tuttavia, nel prossimo futuro più che in passato l’inventario del magazzino rappresenterà il termometro di ogni attività, in quanto in esso è determinata l’esposizione economica dell’azienda. e proprio per questo dovrebbe essere affidato ad un responsabile, nonché svolto almeno 1 volta al mese.


Come fare nella pratica?


  1. Definisci una metodologia.
  2. Fissa i quantitativi minimi.

Definisci una metodologia
Dovrai definire una metodologia di lavoro semplice e chiara per la gestione del magazzino.
Sia in modalità “fai da te”, con l’ausilio di modelli in excel di facile utilizzo, sia in maniera automatizzata con il supporto di software gestionali.
Devi avere chiaro uno schema di base che tenga in considerazione il layout distributivo del magazzino, le merceologie delle materie prime e la scheda di carico e scarico. Ovvero:

  • Quali sono i locali adibiti a magazzino?
  • Come accede la merce in questi spazi?
  • Di cosa si dispone, e in che quantità?
  • Quali scaffalature, celle frigo, frigoriferi, congelatori?
  • Quali tipologie di prodotti ci sono dentro il magazzino?
  • Sono segmentate per categoria merceologica? Food, beverage, no food?
  • Come entra e come esce la merce e con quale frequenza?
  • Chi è il responsabile della movimentazione della merce?

tabella
Per organizzare un approvvigionamento funzionale, dovrai individuare le principali tipologie di alimenti e materie prime utilizzate nel locale, e quindi ottimizzarle sulla base degli spazi a disposizione. Inoltre, il consiglio è quello di non accumulare troppe scorte per lunghi periodi. In un momento in cui si farà fatica a pianificare il numero di clienti per ogni servizio, specialmente all’inizio, sarà più rischioso tenere troppa merce in magazzino, con il rischio che essa possa deteriorarsi prima di essere consumata.
Fai, quindi, una previsione settimanale, evidenziando l’andamento delle vendite e dei consumi. Se poi avrai bisogno di un refill potrai sempre fare affidamento su una scorta last minute in uno dei nostri Store.

Fissa i quantitativi minimi.
Occorre fissare il quantitativo minimo per ciascuna materia prima, da tenere sempre in magazzino (parSTOCK) per soddisfare le esigenze di produzione settimanale. Bisognerà poi analizzarne l’indice di rotazione, almeno ogni 15 giorni – o anche con maggiore frequenza –, per evitare di stoccare quantità superiori al fabbisogno di una settimana media di produzione.
Nella fase di riapertura, quindi, devi determinare l’incidenza del consumo di ogni materia prima e calcolare il quantitativo necessario allo svolgimento di 3-4 giorni di servizio, accorciando il più possibile il tempo di permanenza delle merci all’interno del magazzino. La merce va prelevata con precisione secondo i consumi/venduti: è molto facile creare ammanchi o trovare merce da buttare se la gestione del magazzino è poco accurata. È altrettanto facile intuire che, evidentemente, questo comporti una perdita economica che, soprattutto in questo periodo, non possiamo permetterci.
La tendenza oggi va verso lo zero stock: ottimizza la filiera dei fornitori, evita di farti abbagliare da troppe offerte speciali e tieni d’occhio i tuoi venduti.

Per facilitare ancora di più una gestione snella e fluida del tuo magazzino, ti consigliamo di rivedere criticamente la tua offerta.
I ristoranti, i bar, insomma, tutti i locali che somministrano cibi e bevande dovranno proprio partire dalla revisione del menù. Solo garantendo una nuova leggerezza alla carta si potrà avere un dimagrimento del magazzino e una maggiore agilità di gestione. Anche perché le abitudini al consumo dei clienti sono cambiate: le nuove modalità di fruizione dei pasti fuori casa hanno impattato sul numero di coperti, la rotazione dei tavoli, il tempo di permanenza media per pasto. Il trucco sta nel conoscere perfettamente il gradimento dei tuoi prodotti in termini di preferenze (acquisti) da parte dei clienti, mixare sapientemente gli ingredienti per riutilizzarli in più ricette presenti nel menù e ridurre quindi l’assortimento delle materie prime.
Il concetto comune di “poca spesa, tanta resa” assume quindi una nuova connotazione. Non parliamo di rinunciare alla qualità delle materie prime utilizzate nella propria cucina, anzi: probabilmente il fattore qualità assumerà ancora più importanza in questa fase di riapertura al pubblico. Si tratta di diminuire drasticamente una varietà troppo dispersiva degli ingredienti, per non rischiare mai di avere un prodotto che venga utilizzato per una sola referenza sul menù.

Questo vale anche per il discorso sanificazione. Si sa che ogni metro quadro che non vende o che non produce e converte costa, e in questa fase la sanificazione frequente di tutti gli ambienti e delle superfici, senza tralasciare alcun punto di contatto focale e raggiungendo quindi anche le aree di stoccaggio e preparazione della merce, implica necessariamente costi aggiuntivi. Maniglie delle porte, pulsanti per l’apertura automatica, attrezzature, palette per il ghiaccio, frigoriferi e celle frigorifere, congelatori, cestini per rifiuti, utensili per la pulizia, secchi, fino ai computer e alle tastiere: ogni elemento che si potrà evitare di utilizzare per lo stoccaggio e il mantenimento della merce sarà un elemento in meno da dover sanificare, nel caso in cui si tratti di elementi facilmente limitabili a zone chiuse e circoscritte.
Sanificazione
L’obiettivo di impostare una gestione del magazzino corretta e strategica per il periodo di riapertura, modulata quindi su un livello di incertezza che ancora potrebbe caratterizzare il settore, è quello di riuscire a individuare le modalità con cui ottimizzare le risorse economiche, di tempo e di organizzazione riducendo la complessità.
In poche parole: less is more!