Diventa cliente METRO

Richiedi la tessera

Il futuro è ora: pensa al tuo budget

Decalogo per ripartire
Il mercato è mutevole. E questo lo sappiamo. Sappiamo anche che per permettere alla propria attività di essere vincente nel tempo occorre adattarsi velocemente ai cambiamenti e prevederli o persino anticiparli, laddove possibile. Sappiamo che è indispensabile avere un posizionamento ben definito e una strategia coerente, che ci aiuti a raggiungere gli obiettivi economico-finanziari che ci siamo prefissati con la nostra attività. Abbiamo visto come per affrontare un periodo di crisi come quello che stiamo vivendo si debba talvolta ristrutturare la propria offerta, magari rivedendo il menù e integrando servizi aggiuntivi come il food delivery. E' inoltre indispensabile rivedere la propria organizzazione operativa partendo dal back office fino alla gestione dello staff, il vero cuore del locale. Abbiamo inoltre trattato il tema della comunicazione e capito come, oggi più di prima, sia importante riuscire a trasmettere nel modo corretto il proprio valore aggiunto, sfruttando tutti i punti di contatto, soprattutto quelli digital.

Come riuscire a fare tutto ciò?

Una delle basi fondamentali su cui dovrai fondare ogni tua prossima mossa è il budget. Se nel terzo punto del decalogo abbiamo visto come bilanciare le voci di ricavo e di costo del conto economico, vediamo ora come, dopo il primissimo periodo di riapertura, dobbiamo riconsiderare il budget.

Vediamo quindi in dettaglio:

Che cos’è il budget

Stilare un budget per la propria attività, che sia essa ristorativa o che si tratti di una struttura ricettiva, significa saper racchiudere in un unico documento una serie di ipotesi e previsioni formulate attraverso i numeri. La cosa più concreta a cui possiamo pensare, quando si parla di strategie e pianificazioni.

Il budget, quindi, altro non è che uno strumento contabile di tipo preventivo. Esso determina le grandezze economiche dell’azienda, identificandone e quantificandone i costi e i ricavi, le entrate e le uscite, le risorse disponibili, nonché gli investimenti da fare per permettere la concretizzazione delle singole azioni che hai pianificato.

La stesura del budget, infatti, corrisponde all’ultima fase del processo di pianificazione e assume un ruolo cruciale all’interno del processo di controllo di gestione. Raffrontando i dati preventivi con quelli a consuntivo, l’imprenditore è così in grado di valutare in maniera tangibile i risultati ottenuti.

Come costruire il budget per la propria attività?

Per costruire il budget per la propria attività occorre partire da una pianificazione finanziaria a breve termine.

Prima di tutto, il focus sarà proiettato sulla parte operativa dell’impresa, con la stesura del budget economico. Questa prevedrà l’elencazione (preferibilmente su foglio excel) di una lunga lista contenente tutte le voci di ricavo e di costo necessarie alla stesura di un conto economico previsionale, basato quindi su una serie di valori presunti. Il budget economico parte dal budget delle vendite – per intenderci, la previsione dei ricavi per il prossimo futuro – da cui verranno sottratte tutte le voci di costo, compresi gli oneri tributari. Questo per arrivare a determinare un utile di esercizio preventivo.

Facciamo l’esempio per un ristorante. In un’attività ristorativa, uno dei centri di costo principali è sicuramente rappresentato dalla cucina. Ne conseguono una serie di voci di cui tenere conto: le spese per l’acquisto delle materie prime food e bevande, il costo del personale, i costi di gestione – tra cui le spese legate alle utenze e all’affitto del locale. D’altro lato, tra le voci di ricavo, saranno indicate quelle legate alla somministrazione di cibo e bevande. Per stimare una previsione realistica e in linea con i tuoi obiettivi di vendita, dovrai considerare il numero di coperti per servizio, lo scontrino medio, la vendita di eventuali servizi o prodotti aggiuntivi al tuo core business.

Analisi del sentiment
In questo momento, in particolare, dovrai riformulare eventuali ipotesi fatte prima della riapertura, inserendo alcune variabili che allora ti erano ancora sconosciute. Rispetto ai dati del mercato, alle prime analisi del sentiment generale delle persone in relazione ai consumi fuori casa, come risultano le tue prospettive dei ricavi? Sottostimate o sovrastimate? Rispetto alle nuove normative in termini di sicurezza e ai protocolli divulgati dall’ultimo Decreto Legislativo e dalle singole Regioni, a quanto ammonta l’investimento che hai dovuto sostenere per acquistare barriere protettive e dispositivi di protezione individuale, nonché per effettuare gli adeguamenti strutturali e la sanificazione degli ambienti del tuo locale?

Nella tabella che segue sono riassunte le voci di ricavo e di costo che dovrai considerare nella stesura del nuovo budget, con considerazioni fatte in merito alla loro variazione nel mondo post Covid-19.

A seguito di un evento importante come l'emergenza Covid 19, il budget dovrà per forza cambiare e riadattarsi sulla base di ipotesi che siano realistiche rispetto alle contingenze.

Tra le stime dei costi dovrai inserire tutte quelle spese destinate all’adeguamento per la messa in sicurezza secondo le linee guida ufficiali, all’acquisto dei detergenti sanificanti, dei gel igienizzanti a uso gratuito dei clienti, dei dispositivi di protezione per lo staff, ecc. Inoltre, in alcune regioni, le attività dovranno acquistare termometri a infrarossi e termo-scanner. Queste voci di costo si vanno ad aggiungere alle spese di gestione operativa ordinaria della tua attività.

RICAVI

Pre Covid-19: variazione post Covid-19


Pranzo / Cena: in diminuzione

Motivazione


Inferiore numero di coperti, per uno stesso listino.
Take away / delivery: in aumento
Integrazione del servizio, digitalizzazione, promozione.

COSTI

Pre Covid-19: variazione post Covid-19


Motivazione


Materie prima: in aumento / diminuzione
A seconda del menù, del rapporto con i fornitori, gestione magazzino.
Personale: in diminuzione
(Momentanea) Misure di agevolazione attraverso proroga temporanea della cassa integrazione, riorganizzazione di organigramma e riconversione risorse umane.
Materiale di consumo: in aumento / diminuzione
A seconda dell'integrazione effettiva del servizio take away o delivery che richiede un packaging dedicato e della predilezione di materiale di consumo usa e getta.
Nota bene: il materiale di consumo è un costo variabile, quindi la sua oscillazione in negativo o in positivo dipenderà anche direttamente dal numero di coperti serviti.
Materiale di pulizia: in aumento
Da considerare tutti i costi relativi alle procedure di sanificazione degli ambienti, l'utilizzo di sanificanti e igienizzanti secondo le normative vigenti e seguendo i protocolli divulgati dalle Regioni.
Nota bene: per l'acquisto di dispositivi di protezione individuale, prodotti detergenti e disinfettanti è previsto un credito d'imposta fino al 60%, secondo l'art. 125 del Decreto Rilancio.

Lavanderia: in diminuzione
A seconda del rapporto con fornitore e della predilezione di una mise en place alleggerita o convertita a materiali usa e getta.
Utenze: in diminuzione
(Momentanea) Misure di agevolazione con riduzione bollette per utenze nel trimestre maggio-luglio, come riportato nell'art. 30 del Decreto Rilancio.
Canoni affitto e suolo pubblico: in diminuzione
(Momentanea) Misure di agevolazione con credito d'imposta fino al 60% sul canone di locazione, come riportato nell'art. 28 del Decreto Rilancio, e sospensione pagamento tassa sull'occupazione del suolo pubblico, come da art. 181 del Decreto Rilancio.
Leasing: in aumento / diminuzione
A seconda della capacità di negoziazione con istituti bancari e società di leasing, nonché dell'acquisto di nuovi mezzi e attrezzature per la tua nuova riorganizzazione operativa.
Nota Bene: valuta la possibilità di scegliere il noleggio o comodati d'uso al posto del leasing per queste voci (vedi il Punto 3  del Decalogo).
Spese di pubblicità e marketing: in aumento / stabili
Digitalizzazione, creazione sito web o app dedicata, comunicazione variazioni nell'offerta, attività promozionali, ecc.
Nota bene: chiedi al tuo referente METRO se vuoi attivare un nuovo sito web oppure un sistema di prenotazione tavoli o di raccolta ordini delivery. Troverai le nostre soluzioni, per te a costo zero.
Consulente del lavoro e commercialista: in aumento / diminuzione
A seconda del rapporto esistente ante Covid-19.
Ammortamenti: in aumento / diminuzione
A seconda di eventuali modifiche al tuo piano di investimenti.
Nota bene: è previsto un credito d'imposta pari al 60% per investimenti di adattamenti strutturali obbligatori per la riapertura, come da art. 120 del Decreto Rilancio.
Assicurazioni: in aumento
Prevedere una copertura assicurativa aggiuntiva rispetto ai nuovi rischi.

Varie: stabili

Tutte le altre voci di costo che incidono direttamente nella gestione, come ad esempio tassa sui rifiuti, insegna, SIAE, canoni tv.

Risulta evidente che diverse variabili possano influenzare le tue previsioni su costi e ricavi. Ad esempio, oltre agli interventi strutturali o investimenti di qualsiasi genere finalizzati a rendere più sicuro il servizio al cliente finale, potresti decidere di intensificare le tue attività di marketing, volte a migliorare la visibilità della tua attività e quindi a portare un incremento dei ricavi. Tutto questo è in grado di spostare – più o meno influentemente – l’ago della bilancia.

Ecco quindi che, oltre alla parte operativa, bisognerà costruire un budget che tenga conto della parte finanziaria e di quella legata agli investimenti. Questo ti permetterà di prevedere il tuo livello futuro di liquidità, grande punto critico del momento per tutte le imprese.

Grazie alla stima dei flussi di cassa (o cash flow) e delle immobilizzazioni potrai evitare situazioni di criticità e sofferenza. Nel primo caso, dovrai considerare tutti i flussi monetari, in entrata e in uscita, che caratterizzeranno l’intera fase 2, con variazioni in positivo e in negativo rispetto alla gestione operativa. Se il tuo cash flow è negativo, significa che stai spendendo più soldi rispetto a quanti ne incassi, hai uscite di denaro che superano le entrate. Se invece è positivo, esso rappresenta la tua disponibilità finanziaria. Per quanto riguarda, invece, le immobilizzazioni, dovrai considerare tutti quei beni destinati ad essere utilizzati durevolmente nel tempo, per più di un periodo di esercizio.

analisi
In generale, ricorda che, per essere efficace, il budget che costruirai per la tua attività dovrà essere redatto in modo che risulti coerente con la missione e le strategie che hai pianificato per rispondere alle dinamiche mutevoli del mercato, nonché con i programmi di azione individuati per renderle concrete e capaci di portare risultati positivi.

Perché è importante stilare un nuovo budget?

Definire il budget per la tua attività ti aiuterà a delineare i margini di spesa nel tempo. Ti permetterà, quindi, di distribuire e utilizzare nel modo più efficace possibile le risorse che hai a disposizione.
Con il tuo budget aziendale:
  • Sarai in grado di concretizzare e perfezionare nel tempo le decisioni iniziali prese nel corso della pianificazione strategica e della programmazione e rivedere quindi le ipotesi iniziali che ti eri fatto per affrontare la riapertura della tua attività;
  • Sarai in grado di valutare in modo tangibile i risultati raggiunti in un certo periodo di tempo che potrai definire autonomamente a seconda dell’andamento dell’azienda rispetto alla fase 2, attraverso un processo di controllo ben definito;
  • Potrai comunicare i tuoi obiettivi smart all’interno della tua struttura organizzativa, traducendoli in termini operativi e assegnando i singoli centri di responsabilità. In questo modo, garantirai anche un efficace coordinamento delle diverse attività oltre che una maggiore coesione della tua squadra (Punto 9).

Come adattarlo alle contingenze

Abbiamo visto come costruire un budget e come esso costituisca uno degli strumenti più preziosi a cui un ristoratore o un albergatore debba ricorrere per una corretta gestione della propria attività.
Ora, se già in situazioni di “normalità” il budget deve avere una certa flessibilità nel cogliere le più flebili sfumature e reagire prontamente al mercato che cambia, al giorno d’oggi questo aspetto viene amplificato.

È fondamentale, infatti, che il budget che costruirai per la tua attività sia scorrevole e flessibile, specialmente in questo periodo. Dovrai prendere in considerazione periodi di durata temporale molto inferiore all’anno, fino ad arrivare alla stesura di un budget mensile e a una verifica settimanale degli scostamenti rispetto alla previsione, per aggiustare il tiro e intervenire per una correzione immediata della gestione.

Dovrai, quindi, ricostruire le tue stime a seconda della situazione in cui ti trovi: se hai deciso di riaprire, con quale formula e seguendo quale modello di business. Ricorda che il budget ti serve per allocare in modo efficace e intelligente le risorse economiche che hai a disposizione per gestire al meglio la tua attività. Pertanto:
Costruire e calcolare il budget
  • Assicurati di disporre di sufficiente liquidità: non dare per scontato che le opzioni di finanziamento abituali siano ancora disponibili. Piuttosto, considera tutte le agevolazioni previste dai DPCM e dall’ultimo D.L. “Decreto Rilancio” e pianifica considerando sempre più di uno scenario possibile. Per una sintesi delle misure governative previste, consulta qui la pagina dedicata sul sito. 
  • Rivedi i piani di investimento: considera solo ciò che è strettamente necessario nel breve termine per riposizionarti sul mercato in vista della ripresa e posticipa tutto il resto finché non giungono tempi migliori.
  • Estendi i tempi di pagamento: allunga i tempi per saldare i tuoi debiti in modo da preservare il più possibile il capitale circolante.

Analizza come hai vissuto l’ultimo periodo per poter stabilire come gestire al meglio il tuo futuro: sei rimasto attivo con la tua impresa? Quali costi sei riuscito a contenere? Come hanno funzionato i food cost rispetto all’offerta? Le tue ultime proiezioni di ricavo si sono rivelate sostenibili? E per il futuro? La risposta del tuo target clienti è in linea con le aspettative?

In ogni caso, dovrai attuare politiche di contenimento dei costi, che ti rendano economicamente leggero e flessibile, così come avevamo già chiarito nel punto dedicato al conto economico. Se sei in una fase più avanzata perché hai consolidato la tua posizione nei confronti della nuova normalità, potresti decidere di dedicare le tue risorse a migliorare ulteriormente il tuo servizio e riuscire a costruire e mantenere un rapporto di fiducia con la tua clientela potenziale e con quella fidelizzata. Un’ottima opzione – ormai imprescindibile e capace di portare risultati concreti per la buona riuscita dei business anche nel mondo della ristorazione e dell’ospitalità – è costituita da investimenti nel digitale: trasformando il tuo menù, creando un sito web o un’app dedicata alla tua attività per le prenotazioni e per comunicare i nuovi menù alla clientela (clicca qui per scoprire come farlo gratuitamente), o ancora investendo in un software gestionale che faciliti e ottimizzi il lavoro: scoprilo qui.

Il presente che ci troviamo a vivere mette in evidenza come sia sempre più difficile riuscire a prevedere il futuro per la propria attività. Questo però non ci deve scoraggiare dal provare a delineare sempre una strada da seguire. Non importa quante volte dovrai tornare sul tuo modello di business, sul business plan, sul budget, sul piano degli investimenti. Ricorda che questi sono strumenti che torneranno sempre utili per avere una visione d’insieme, capace di guidarti verso la destinazione finale che ti sei prefissato di raggiungere. Tra tutti, la revisione continuativa del tuo budget ti consentirà di fare ogni volta che lo riterrai necessario il punto della situazione, per avere sotto controllo la tua attività e, laddove richiesto, correggere il tiro.

Buona ripartenza!