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Riapertura: organizzati pensando ai dettagli

Riapertura
La ripartenza è iniziata. Ma tu ti senti pronto? Nei capitoli precedenti abbiamo affrontato le valutazioni di carattere economico, di riposizionamento, di variazione della tua offerta, di gestione dei fornitori e del back office.

Bene, è arrivato ora il momento di pensare all’organizzazione operativa.

In virtù dei tempi che si dilatano, del numero dei coperti che diminuiscono e degli spazi che si riducono, è necessario impostare secondo nuove modalità il servizio di somministrazione di cibo e bevande per la tua attività. Per fare questo devi focalizzarti su 4 punti principali:
  1. Presa della comanda
  2. Modalità di erogazione dei piatti
  3. Differenziazione dell’offerta e vendita suggerita
  4. Rotazione dei coperti

1. Presa della comanda

Partiamo dal primo punto. Immaginiamo una situazione in cui il cliente arriva e si siede al suo tavolo. Come abbiamo visto nel punto precedente di questo decalogo, quello legato al menù intelligente, il passaggio di consegna della carta del menù nelle mani del cliente potrebbe non esistere più, soprattutto nel caso in cui tu abbia optato per la digitalizzazione del vecchio menù cartaceo. Attraverso il nuovo menù, la cui visualizzazione è automatica semplicemente attraverso la scannerizzazione di un QR-code, ora il cliente è in grado di avere tutte le informazioni utili per l'ordine direttamente sul proprio smartphone.

A questo punto ci sono due opzioni: se hai collegato il nuovo menù digitalizzato al software gestionale che già utilizzavi, il cliente potrebbe essere in grado di effettuare la propria scelta e trasmettere in modo automatico il proprio ordine in cucina, andando così a evitare il primo contatto con il personale di sala. Se però questo approccio ti risulta troppo distaccato e disumanizzato, o non sei tecnicamente attrezzato, puoi comunque continuare ad affidarti al tuo personale di fiducia e utilizzare il vecchio metodo della presa della comanda con carta e penna, oppure attraverso i tablet. L'utilizzo della tecnologia aiuta a velocizzare notevolmente il servizio tagliando i tempi tecnici di presa della comanda e liberando tempo utile per il personale di sala da dedicare ad altre attività. L’importante, in generale ma soprattutto in questo caso, è quello di rispettare il più possibile le misure di distanziamento sociale; inoltre, il cameriere deve indossare i dispositivi di protezione individuale come da normativa, quindi mascherina e guanti.

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Laddove lo spazio lo consenta, si può pensare di organizzare i flussi di comunicazione e di passaggio tra sala e cucina in modo unidirezionale, prevedendo un percorso di entrata e uno di uscita. Questo per evitare che, nei momenti più concitati, si formi un assembramento di personale in uno spazio troppo ristretto. Laddove ciò non fosse possibile, occorre comunque rallentare i ritmi e lasciare il passaggio libero a ciascuno.

E per quanto riguarda il coperto? Una volta occupato, il tavolo può essere allestito con la posateria e i bicchieri che già utilizzavi prima, con l’accortezza però di igienizzare sempre e costantemente tutti gli elementi presenti sulla tavola, anche se non utilizzati dal cliente.
In alternativa puoi far ricorso ad una soluzione di posateria usa e getta, chiusa in packaging compostabile o in plastica, e servire sale, pepe e condimenti in bustine. La mise en place deve comunque essere ridotta al minimo e seguire il principio per cui deve essere sostituibile o facilmente igienizzabile dopo ogni servizio.
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2. Modalità di erogazione dei piatti

Passiamo poi all’erogazione del piatto che - dopo essere stato sapientemente preparato dallo chef, il quale dovrà indossare i DPI come tutto il resto della brigata - esce dalla cucina per raggiungere il cliente. Il suggerimento sarebbe quello di prevedere la copertura del piatto attraverso campane di vetro, cloche, o altri sistemi. Il piatto deve essere quindi posizionato sul tavolo e presentato dal cameriere, sempre mantenendo la distanza e assicurandosi di indossare i DPI.

Un altro modo per servire il piatto al tavolo è attraverso l’utilizzo del carrello gueridon. In questo caso, gli spazi tra un tavolo e l’altro, che devono essere lasciati nel rispetto delle disposizioni legate al distanziamento sociale tra i commensali, costituiscono i corridoi di passaggio. Il gueridon può essere lasciato vicino al tavolo da servire così che il cliente possa ritirare autonomamente il suo piatto.

Un’ultima alternativa potrebbe essere data da una modalità di self pick-up (ritiro autonomo) che già viene utilizzata all’interno di alcuni format. Al momento della presa della comanda, al cliente viene lasciato un dispositivo elettronico che gli comunica quando il suo piatto è pronto. Solo allora, può lui stesso ritirarlo di persona da una postazione ben delimitata vicino alla cucina. In questo caso, il cliente dovrà indossare anche lui per il ritiro del piatto guanti e mascherina e/o dovrà utilizzare un detergente igienizzante per le mani. Il personale di sala si limiterà al coordinamento dell’operazione per poi procedere all’igienizzazione della postazione per ogni piatto servito.

3. Differenziazione dell’offerta e vendita suggerita

Per compensare l’eventuale riduzione dei coperti in base alla nuova normativa, occorre riconsiderare tutta la propria offerta, inserendo eventualmente nuovi servizi e/o allungando l’orario di apertura del locale, per consentire il ricambio dei tavoli. Ad esempio, potresti pensare di integrare un servizio di take away e/o di food delivery. Nel caso in cui non fossi in grado di effettuare delle consegne a domicilio, per un discorso di costi e organizzazione, potrai valutare l’adesione alle piattaforme già esistenti, che però hanno una struttura di commissioni non per tutti sostenibile. Valuta poi quali piatti potranno essere destinati all’ampliamento dell’offerta con tale servizio. Per approfondimenti leggi il punto 2 (food delivery) e il punto 4 del decalogo (strategia del menù "intelligente"), dedicati proprio a questi temi.

Sia all’interno del locale, sia nel servizio dei coperti “esterni”, ovvero quelli derivanti da take away o food delivery, devi essere in grado di incentivare le vendite. E questo deve essere fatto applicando le tecniche di vendita suggerita, che resta l’asso nella manica di ogni ristoratore. Primo tra tutti, l’operatore a contatto con il cliente può aiutarti a raggiungere questo obiettivo. Puoi ipotizzare anche di creare dei menù composti, puntando sulla formula alto margine-alta semplicità di esecuzione, da consigliare al cliente. Questi potrebbero consentire un aumento dello scontrino medio, velocizzare le operazioni di presa della comanda e ridurre il tempo di permanenza al tavolo, partendo dalla diminuzione del tempo di scelta, che generalmente si attesta tra i 6 e i 7 minuti.

4. Rotazione dei coperti

Nella fase di sbarazzo del tavolo, a cui dovrebbe dedicarsi una singola persona specifica, si potrebbe pensare di inserire posate, bicchieri e piatti, utilizzati e non, in un recipiente sufficientemente grande e richiudibile, per poi farli arrivare alla zona lavaggio. Qui si potrà procedere con cicli in lavastoviglie utilizzando programmi ad elevata temperatura e prodotti adeguati a garantirne la totale igienizzazione.

Per quanto riguarda il tema del pagamento, il cliente deve avere la possibilità di pagare direttamente al tavolo e con strumenti di dematerializzazione del denaro contante e contactless. I pagamenti digitali evitano, per quanto più possibile, lo scambio di denaro contante tra personale e cliente, nonché assembramenti o soste prolungate al punto cassa. Prima di procedere con qualsiasi forma di pagamento che preveda l’utilizzo di un pos portatile o lo scambio di cartamoneta, si dovrà invitare il cliente ad igienizzare le mani. Eventuali dispositivi toccati da diverse persone devono essere continuamente igienizzati anch’essi, dopo ogni utilizzo.
Pagamento contactless
Per riassumere quanto sopra descritto, in generale tieni a mente che le parole chiave su cui dovrai basarti per riorganizzare il servizio nel tuo locale sono 3: sicurezza, velocità e organizzazione puntuale di tutti i passaggi: dalla gestione dei tavoli in sala, al menù, dalle risorse umane alla cucina. E' utile inserire indicazioni di percorso che possono aiutare clienti e operatori a orientarsi più facilmente e aggiungere vicino ai punti focali e di incontro tra i diversi flussi una postazione con gel e soluzioni detergenti sanificanti. Non dimenticarti infine di prevedere pattumiere e cestini di raccolta per i DPI utilizzati.
postazione gel
Per gestire al meglio il personale e gli spazi fisici, ti consigliamo di accettare solo clienti su prenotazione. Devi quindi programmare un efficiente sistema di pianificazione delle prenotazioni, affinché non ci siano accavallamenti o attese che potrebbero diventare difficili da gestire. Il cliente potrà accomodarsi solo nel caso in cui ci siano tavoli liberi, in un preciso orario, tavoli che siano già stati igienizzati dopo l’utilizzo dal cliente precedente. La rotazione deve essere veloce per poter servire più coperti possibile, e di conseguenza anche il servizio dovrà esserlo. Per fare in modo che tutto quadri, devi organizzare e implementare ogni procedura, semplificandola ma ponendo estrema attenzione a ogni dettaglio.
Se non hai ancora un servizio di prenotazione tavoli, potrai ottenerlo cliccando qui.
reservation
Valutando le dimensioni del locale, la nuova organizzazione degli spazi, la forza lavoro della cucina e della sala, nonché la quantità e la qualità di servizio che sei in grado di garantire, puoi organizzare il tuo lavoro al meglio e ricostruire gli aspetti economici del budget per rivedere per la pianificazione futura. Ma questo lo vedremo nell'ultimo punto del nostro Decalogo.