Archivio

L'archivio perfetto per la tua attività

Che sia per la tua casa o per il tuo ristorante, locale, hotel o catering, ci sono sempre documenti da archiviare come in un ufficio. Anche se la digitalizzazione è sempre più presente, per un'attività rinunciare al formato cartaceo è ancora pressoché impossibile. La carta però ha una caratteristica sgradevole: senza un sistema di archiviazione, per esempio con scomparti, si accumula rapidamente formando mucchi molto disordinati. Per l'organizzazione del tuo ufficio perciò è importante classificare i documenti in modo veloce e intelligente. Cominciamo a vedere i vari tipi di archivio.

1. Tre modi di archiviare i documenti

Si possono distinguere sostanzialmente tre modi di archiviare carte e documenti:

1.1 L'archivio verticale

L'archivio più usato è quello verticale. I documenti stanno in un contenitore apposito: la forma più comune è senza dubbio il raccoglitore, eventualmente ad anelli, situato su uno scaffale o in uno schedario. I raccoglitori hanno il vantaggio di offrire un'ottima visione d'insieme dei documenti fascicolati e permettono di accedere rapidamente a ciò che cerchi.

Esistono però molti altri modi di archiviare la carta in verticale. Si tratta per esempio di raccoglitori per riviste, scatole da archivio, portariviste, cartelle, portadocumenti, raccoglitori ad anelli, cartelle trasparenti, cartelle ad anelli, borse per documenti, cartelle da conferenza, cartellette con elastico, valigette per documenti, custodie portadocumenti, valigette da pilota, cartelle per appunti.

1.2 L'archivio sospeso

Un'altra modalità di archiviazione molto usata negli uffici consiste nell'appendere i documenti. E c'è un motivo: i fogli volanti possono essere fascicolati rapidamente e archiviati con chiarezza. Mentre i raccoglitori hanno un numero di schede limitato, i contenitori sospesi offrono molte categorie di classificazione. 

Proprio per i documenti attuali sui clienti è davvero vantaggioso avere un registro sospeso vicino alla postazione di lavoro. Degli esempi di archivio sospeso sono cartelle sospese, scatole sospese, cestini sospesi, portadocumenti sospesi, raccoglitori sospesi, fascicoli sospesi e portablocco.

1.3 L'archivio orizzontale

Nell'archivio orizzontale i tuoi documenti sono accumulati o classificati uno sopra l'altro. È importante adottare delle soluzioni per l'ordine, altrimenti si formano presto mucchi di carta molto caotici. Così per esempio vassoi portalettere, copertine per documenti e cartellette aiutano a gestire ordinatamente le carte tenute in orizzontale.

Alcuni esempi di archivio orizzontale sono portadocumenti, cartelline trasparenti, cartelle, copertine per documenti, raccoglitori, scatole, vassoi portalettere, cassettiere da scrivania o scatole per biglietti da visita.

1.4 Accessori per il tuo sistema di archiviazione

Ora che sai come si possono custodire o classificare le carte, ti presentiamo vari accessori che permettono di organizzare con cura documenti e altro materiale da ufficio.

Alcuni esempi sono fogli divisori, accessori magnetici, fermagli, colla, timbri, dorsini e rilegature per cartelline, custodie trasparenti, cartelline trasparenti, registri, strisce divisorie, spirali per rilegatura in metallo, portapenne, vaschette per penne, nastri adesivi trasparenti, elastici, puntine da disegno, graffette, portafogli, custodie per biglietti da visita, trousse portaoggetti, scatole.

2. Il materiale giusto per il tuo archivio

I materiali usati per classificare e raccogliere documenti sono principalmente due: il cartoncino e il materiale sintetico. Il cartoncino è sempre adatto per archiviare la carta, è relativamente economico e molto ecocompatibile. Faldoni, cartelle, portadocumenti o raccoglitori ad anelli sono quindi spesso in cartone.

Nella gastronomia, invece, si dimostrano utili il materiale sintetico o tipi di plastica come l’acrilico o il polipropilene. In genere permettono di eliminare meglio e più velocemente macchie antiestetiche o sporcizia, mentre spesso il cartoncino le assorbe ed è difficile da pulire.

Pelle e poliestere sono altri materiali usati per esempio in borse per documenti e laptop o borse business, agende, cartelle da conferenza, cartelle per appunti o valigette.

3. Quantità e dimensioni degli archivi

Per il tuo hotel, ristorante o catering spesso avrai bisogno di articoli per l'archiviazione in quantità notevoli: la burocrazia non dà tregua e presto si accumulano molti documenti che devono trovare il posto giusto. Così è sempre utile avere a portata di mano per esempio una scorta sufficiente di raccoglitori, cartelle ad anelli, portadocumenti e faldoni. Qui si possono ordinare confezioni da 3, 5 o 10 pezzi.

Spesso però servono anche molti accessori. Per articoli come registri, cartelline trasparenti, custodie trasparenti o puntine da disegno è senz'altro opportuno ordinare confezioni tra i 10 e i 500 pezzi. Ricorda inoltre che portadocumenti, cartelle e raccoglitori devono avere le dimensioni giuste: in genere si tratta del formato DIN A4.

4. Archivi - L'importanza dei diversi colori

Per il tuo sistema di archiviazione o i tuoi scomparti i colori sono importanti. L'occhio umano riconosce i colori molto più velocemente delle scritte, quindi ti conviene usare sempre gli stessi colori per indicare determinati temi. Per esempio, puoi scegliere un blu intenso per i documenti fiscali e il rosso per quelli dei clienti. 

Per alcuni prodotti la trasparenza è molto importante: in genere è vantaggioso se scomparti, vassoi portalettere, raccoglitori ad anelli o pellicole sono trasparenti, perché permettono di vedere subito quali documenti contengono.

Anche il design però fa la sua parte: se vuoi dare ai clienti un'impressione di particolare serietà, puoi distinguerti con le nostre borse portadocumenti in pelle dal design elegante, con cartelle per appunti Bear Design o con agende chic.

5. Criteri d'acquisto per articoli da archivio

Se ordini per esempio dei raccoglitori o scomparti, prima dovresti verificare se le dimensioni sono giuste. Il formato di carta più diffuso è il DIN A4, ma per alcuni documenti si usano anche l'A3 o l'A5.

Poi dovresti accertarti di ordinare una quantità adeguata: non ti serve a molto ordinare dieci pellicole trasparenti se dopo tre giorni sono già esaurite. Verifica inoltre che il materiale soddisfi le tue esigenze. Proprio nel settore di locali, ristoranti e hotel si maneggiano spesso prodotti alimentari, che possono lasciare macchie. Una buona alternativa al cartoncino sono per esempio le cartelle in materiale sintetico.