Distruggidocumenti

Dati sempre al sicuro con i distruggidocumenti

Il distruggidocumenti ricopre un ruolo importante in qualsiasi esercizio commerciale, permettendo di distruggere vari documenti per poi smaltirli in tutta sicurezza. Con un tritadocumenti è possibile proteggere la riservatezza dei dati ed eliminare i propri documenti in modo sicuro. Grazie a questo tipo di macchine si risparmia il costo dello smaltimento tramite ditte specializzate. Il mercato offre un ricco assortimento di modelli con volumi e livelli di sicurezza diversi. Di seguito ti presentiamo queste caratteristiche in modo più dettagliato per aiutarti a scegliere il modello più adatto alle tue esigenze.

1. Tipi di distruggidocumenti

I vari tipi di distruggidocumenti si possono distinguere a prima vista in base alle dimensioni e al modo in cui tritano la carta. In linea generale possiamo individuare due metodi di taglio.

1.1 Taglio a strisce

I distruggidocumenti a strisce triturano la carta tagliandola, appunto, a striscioline. La larghezza delle singole strisce dipende dalle dimensioni del gruppo di taglio. Generalmente, più sono sottili le strisce, maggiore sarà la sicurezza. 

Questo tipo di macchine è adatto per dati con un basso livello di riservatezza. Anche se il trituramento evita che i documenti vengano facilmente letti da terze parti, in linea generale le strisce non rendono l'operazione di ricostruzione particolarmente difficile.

1.2 Taglio trasversale

Anche un distruggidocumenti a taglio trasversale taglia la carta a striscioline, però queste ultime subiscono un ulteriore sbriciolamento. Ciò garantisce una maggiore sicurezza, poiché ricostruire il documento risulterà significativamente più difficoltoso. 

Anche in questo caso vale il principio per cui più sono piccoli i frammenti, maggiore sarà il livello di sicurezza. Solitamente un tritacarte a taglio trasversale è la scelta giusta per un ufficio.

2. Distruggidocumenti: cosa considerare

Bisognerebbe valutare bene l'acquisto di un tritacarte. Di seguito indichiamo alcuni fattori importanti da considerare per facilitare la scelta della macchina giusta.

2.1 Il volume giusto

I distruggidocumenti possono avere capacità diverse. In tal senso, non è tanto importante il volume del cestino, quanto il numero di fogli che la macchina può triturare simultaneamente. I modelli base possono tagliare da quattro a sei fogli, mentre quelli professionali ne triturano facilmente anche dieci. 

Se l'attività dell'azienda richiede la distruzione di una grande quantità di documenti, le dimensioni e le prestazioni della macchina dovranno essere adatte per tali volumi. Se, invece, è necessario distruggere solo alcuni documenti una volta ogni tanto, sarà sufficiente anche un modello più piccolo.

2.2 Il corretto smaltimento dei resti

• Se possibile, bisognerebbe fare in modo che il cestino non sia facilmente accessibile per ridurre il rischio che qualcuno possa rubare i documenti triturati.
• Per lo smaltimento di dati con un alto livello di sicurezza, consigliamo di affidarsi ad aziende specializzate.
• Inoltre, consigliamo di svuotare regolarmente il cestino.

2.3 L'accessorio giusto

Normalmente la distruzione della carta è la funzione più utilizzata, tuttavia le macchine professionali offrono molto di più. Un'utile capacità aggiuntiva è quella di poter distruggere anche carte di credito e CD. 

Diverse macchine mettono a disposizione un piccolo gruppo di taglio e un cestino in più proprio per questo scopo. In questo modo, i vari tipi di scarti non si mischiano, il che renderebbe lo smaltimento più difficoltoso.

3. Distruggidocumenti: i livelli di sicurezza

È importante avere un tritacarte con il giusto livello di sicurezza se non si vuole che i dati sensibili finiscano nelle mani sbagliate. Il livello di sicurezza è correlato alla dimensione dei frammenti. Inoltre, se qualcuno dovesse impossessarsi delle carte triturate, un procedimento di frammentazione corretto può mettere al sicuro l'azienda anche da un punto di vista legale.

3.1 Dati personali

Quando si distruggono documenti che contengono dati personali è necessario usare un tritacarte con un livello di sicurezza P4 o maggiore per soddisfare gli standard del RGPD. Questo livello di sicurezza prevede che i documenti siano ridotti in piccolissimi frammenti con una dimensione massima di 160 mm².

3.2 Dati sensibili

Il livello di sicurezza P3 è sufficiente per la distruzione di dati sensibili che devono essere ben protetti, come ad esempio la documentazione fiscale dell'attività. Questo livello prevede che i frammenti non abbiano una dimensione superiore ai 320 mm².

3.3 Dati riservati

Carte con dati riservati che però non necessitano di particolare protezione da un punto di vista legale possono essere tranquillamente distrutte anche usando una macchina con un livello di sicurezza P2. Infatti, la ricostruzione dei documenti sarebbe comunque molto difficile. La dimensione massima dei frammenti è di 800 mm².

3.4 Nessuna protezione necessaria

Le carte triturate con un distruggidocumenti di livello P1, che prevede frammenti grandi fino a 2000 mm², possono essere ricostruite. Tale tipo di macchine è adatto solo per chi non lavora con documenti che richiedono protezione particolare.

4. Distruggidocumenti: conclusioni

Ci sono molti tipi diversi di distruggidocumenti. Per l'uso professionale si consiglia di puntare su un alto livello di protezione, almeno P3, in modo che i dati siano davvero distrutti e non possano essere ricostruiti. Bisogna, inoltre, controllare che la macchina abbia una capacità adeguata al volume di lavoro previsto. 

In questo modo, non sarà necessario svuotare il cestino continuamente né impiegare più tempo del necessario per la distruzione dei documenti. Infine, a chi è indeciso tra due livelli di sicurezza consigliamo di puntare sempre su quello più alto. Questo offrirà maggiore sicurezza e il tritacarte potrà essere utilizzato senza alcuna preoccupazione.