Apparecchiature e accessori da ufficio

Apparecchiature e accessori da ufficio

Le apparecchiature per l'ufficio sono importanti per garantire lo svolgimento senza intoppi di una giornata in ufficio. È necessario che vengano controllate regolarmente e, se necessario, sostituite. Qui di seguito troverai alcuni accessori che renderanno più facile la tua giornata lavorativa e che non dovrebbero mancare in nessun ufficio.

1. Varie apparecchiature e accessori da ufficio

L'assortimento di apparecchiature e accessori da ufficio è molto vasta. Per questo ti mostreremo le caratteristiche principali e più importanti che renderanno più facile la tua selezione.

1.1 Distruggidocumenti

Smaltire correttamente atti e documenti con dati sensibili non solo è richiesto dalla legge, ma rappresenta anche una tutela per l'azienda. Un distruggidocumenti dovrebbe quindi fare parte della dotazione di base di ogni ufficio. 

Dovrebbe essere sinonimo di sicurezza e avere una capacità sufficiente. Se i documenti da distruggere sono tanti, sarà necessario acquistare un dispositivo di grandi dimensioni. In caso contrario, andrà bene anche un apparecchio piccolo. Un distruggidocumenti è acquistabile già a partire da 50 €.

1.2 Calcolatrice

La calcolatrice è un altro strumento importante. Anche se sono molti i dispositivi e i programmi di calcolo a disposizione, sono diverse le occasioni in cui ti capiterà di dover fare dei calcoli molto rapidamente. Una calcolatrice in questo caso sarà lo strumento giusto da avere sottomano. Le potrai acquistare già a partire da 10 €. Per una calcolatrice con maggiori funzioni, dovrai invece investire un po' più di denaro.

1.3 Bilancia da ufficio​

Se devi pesare cose con regolarità, come lettere o simili, dovrai dotarti di una bilancia da ufficio. La stessa cosa vale per i piccoli oggetti da gioielleria. Il costo di una piccola bilancia da tavolo si aggira sui 300 €. Non dovrai acquistarne una per ogni dipendente: ne basterà infatti una per l'intero ufficio.

1.4 Etichettatrice manuale

Un'etichettatrice manuale ti permetterà di etichettare rapidamente elementi come cassetti portdocumenti o raccoglitori, per avere subito sottomano quello che stai cercando. Questo tipo di apparecchio è particolarmente utile in caso di elementi che necessitano di essere rietichettati regolarmente. Il suo costo si aggira sui 50 €.

1.5 Faldoni

Per l'archivio dei documenti, i faldoni, raccoglitori con il dorso largo o stretto, sono diventati indispensabili nella vita di tutti i giorni in ufficio. Fanno parte degli accessori che si possono trovare in ogni ufficio. 

Nella scelta dei faldoni, è utile assicurarsi che siano sufficientemente grandi. Si consiglia inoltre di utilizzare raccoglitori di colori diversi assegnando ad ognuno una diversa categoria, per renderli immediatamente riconoscibili.

1.6 Sistemi di archiviazione

Oltre ai faldoni, sono molto importanti i sistemi di archiviazione per tutti i documenti che devono ancora essere archiviati. Questi possono essere orizzontali o verticali. È importante che i singoli scomparti siano sufficientemente spaziosi e che siano etichettati in modo sensato.

2. Accessori da ufficio: criteri d'acquisto

Prima di acquistare apparecchiature e accessori per ufficio, dovresti chiederti di cosa hai veramente bisogno. Vale la pena osservare nel quotidiano quali accessori sono più importanti e adatti a te.

2.1 Quanto spazio c'è nel tuo ufficio?

L'ufficio e ogni scrivania dovrebbero essere funzionali e agevoli. Pertanto, ordina i tuoi accessori in modo tale da non occupare spazio inutile. Ciò che viene utilizzato raramente o che si usa in comune con gli altri dipendenti dovrebbe essere conservato in un armadio a cui tutti possono accedere. Non si perderà tempo nella ricerca e le scrivanie saranno così più libere.

Al contrario, le cose di cui si ha bisogno quotidianamente dovrebbero essere sempre a portata di mano. Se ad esempio si ha bisogno di eseguire calcoli regolarmente, dovresti sempre avere a disposizione una perforatrice, una pinzatrice e anche una calcolatrice. Ha senso investire in diversi dispositivi per evitare eventuali mancanze nella giornata lavorativa.

2.2 Usare accessori esistenti

Fai attenzione a quali accessori possiedi già e acquistane di nuovi che vi si adattino. Non dovrai necessariamente sostituire tutto ma potrai mantenere l'ordine a cui sei abituato.

2.3 Coinvolgere i dipendenti

Se si vuole sapere quali apparecchiature e accessori sono veramente necessari in ufficio, basta chiedere alle persone che lavorano al suo interno. Fai caso a ciò che usi regolarmente e valuta quali sono le attrezzature che possono semplificare il tuo lavoro quotidiano.

3. Accessori da ufficio: consigli e suggerimenti

Questi prodotti dovrebbero rendere più semplice e più metodico il lavoro di tutti i giorni. Ecco alcuni consigli che ti aiuteranno in questo.

3.1 Consigli per avere più ordine

Per fare in modo che ogni dipendente si adatti rapidamente in ogni ufficio, dovresti garantire al suo interno una struttura uniforme. Per farlo, ti consigliamo di:

• Usare faldoni colorati per archiviare i documenti in base alla loro categoria.
• Etichettare tutto, essere chiari e non ambigui con i nomi sulle etichette.
• Evitare note volanti utilizzando sistemi di archiviazione ben curati.
• Fornire spazio di archiviazione sufficiente per i documenti.
• Eliminare i documenti che non sono più necessari.
• Archiviare in modo sicuro i documenti non più necessari che non possono tuttavia essere eliminati.
• Assicurarsi che ogni cosa abbia il suo posto, per poter risparmiare lunghe ricerche.

3.2 Informazioni legali sulla distruzione dei documenti

A seconda della sensibilità dei dati da distruggere, un distruggidocumenti deve disporre di un livello di sicurezza adeguato. Bisogna quindi assicurarsi che questo venga rispettato. In caso di dubbio, consigliamo sempre di scegliere il livello più alto di distruzione, in modo che i file vengano eliminati e distrutti completamente e in tutta sicurezza.

4. Conclusione: apparecchi e accessori da ufficio

Quasi nessuna azienda sarebbe inimmaginabile senza apparecchiature e accessori da ufficio. Tuttavia, quanti e quali di questi siano necessari dipende dal tipo di azienda. Consigliamo quindi di stabilire quali siano le tue esigenze prima di effettuare l'acquisto, confrontando in seguito le apparecchiature tra di loro. La giornata lavorativa sarà più produttiva e si eviteranno attività superflue.