Sistemi di archiviazione e classificazione

I sistemi di archiviazione di cui parleremo in questa guida sono il modo più semplice per organizzare i tuoi documenti. In linea generale hanno due funzioni: da una parte classificare e dall'altra archiviare. La nostra guida ti offre una panoramica dei vari tipi di articoli, i loro vantaggi e le caratteristiche da tenere a mente al momento dell'acquisto.

1. Le varie soluzioni di archiviazione

Nei seguenti paragrafi esploreremo alcuni dei più comuni sistemi di archiviazione disponibili in commercio e quali vantaggi possono offrire al tuo ufficio.

1.1 Vaschette per corrispondenza

Come preannuncia il nome, questo tipo di vaschette sono pensate per sistemare lettere e vari tipi di corrispondenza. Spesso nella frenetica quotidianità lavorativa manca il tempo per aprire subito nuove lettere e rispondere adeguatamente.

Così questi contenitori risultano molto pratici, perché ti permettono di ordinare e tenere sott'occhio tutta la corrispondenza che deve essere ancora elaborata.

Ovviamente possono essere usati anche per altri tipi di documenti. In commercio si trovano vaschette singole che spesso possono essere impilate l'una sopra l'altra per creare un sistema a più livelli.

1.2 Portariviste

Nei portariviste si possono organizzare vari documenti in senso verticale. Sono spesso usati per conservare non solo vari tipi di pubblicazioni e cataloghi, ma anche cartelline o fogli singoli.

Il vantaggio di questi articoli è che i documenti sono subito in ordine e possono essere facilmente recuperati al bisogno.

1.3 Cassettiere portadocumenti

Le cassettiere sono una soluzione particolarmente ordinata per conservare i documenti. Siccome sono chiuse, le carte non si vedono da fuori e la scrivania o il posto di lavoro risulta più pulito e organizzato.

Consigliamo di scegliere modelli con portaetichetta oppure di utilizzare delle normali etichette adesive per sapere sempre che tipo di documenti c'è nei vari cassetti e mantenere l'organizzazione.

1.4 Fermafogli

I fermafogli permettono di raggruppare più fogli o documenti, che possono poi essere messi in un cassetto o un faldone. Il vantaggio di questi articoli è che non è necessario forare i fogli, così puoi conservarli integri: ciò è particolarmente utile per carte importanti, come certificati e altri documenti da conservare in originale.

2. Materiali per i sistemi di archiviazione

Nei seguenti paragrafi andremo a capire meglio di che materiali sono fatti i vari sistemi di organizzazione per gli uffici, che vantaggi offrono e quali sono i migliori per le tue esigenze.

2.1 Plastica

I sistemi di archiviazione in plastica hanno un costo relativamente basso e non richiedono particolare manutenzione. Un altro vantaggio è il loro peso ridotto, che permette di spostarli e trasportali più facilmente oppure impilarli l'uno sopra l'altro.

2.2 Metallo

I sistemi di archiviazione in metallo conquistano in primis per la loro ottima stabilità. Inoltre, i metalli sono molto resistenti. Questo tipo di articoli ha spesso un prezzo di fascia media, ma sarà un investimento per il tuo ufficio che durerà per tantissimo tempo.

2.3 Legno

I sistemi di archiviazione in legno si distinguono soprattutto per il loro aspetto di alto valore. Tuttavia, non hanno una stabilità eccezionale e c'è il rischio che cadano. Infine, la manutenzione del legno richiede più attenzioni rispetto ad altri materiali.

3. Design diversi per i sistemi di archiviazione

In linea generale, i sistemi di archiviazione per uffici possono avere due aspetti diversi: possono essere trasparenti oppure coprenti e di diversi colori. Nei seguenti paragrafi andiamo a capire meglio quali soluzioni sono più adatte per varie situazioni e altre informazioni interessanti.

3.1 Trasparenti

I sistemi di archiviazione trasparenti hanno l'ovvio vantaggio di poter controllare in qualsiasi momento i documenti al loro interno senza aprirli. Questo tipo di articoli si integra bene in arredamenti moderni.

3.2 Colorati

I sistemi di archiviazione in materiali non trasparenti danno una maggiore sensazione di ordine e pulizia. Un altro vantaggio è che possono essere di vari colori, il che facilita ulteriormente la classificazione e l'organizzazione dei vari documenti.

4. Sistemi di archiviazione - Considerazioni

Se hai deciso di prendere dei sistemi di archiviazione per fare ordine nel tuo ufficio, nei seguenti paragrafi parleremo più dettagliatamente delle caratteristiche da tenere a mente al momento dell'acquisto e ti offriamo alcuni consigli per scegliere le soluzioni migliori per te.

4.1 Scelta del modello

Ancora prima di scegliere il sistema, ti invitiamo a riflettere su come vuoi conservare i tuoi documenti: ad esempio, se preferisci che siano in verticale o distesi, che siano ben visibili oppure al sicuro in contenitori chiusi e via dicendo. Valutando tutti questi fattori capirai meglio quale tipo di articoli fa al caso tuo.

4.2 Dimensioni

Le dimensioni dei sistemi di archiviazione dipendono soprattutto dai documenti che, normalmente, possono avere un formato A4 o A5.

4.3 Montaggio

I sistemi di archiviazione possono avere un'istallazione libera oppure fissati al muro. Quelli da parete sono spesso utilizzati per riviste, brochure e opuscoli e hanno il vantaggio di non occupare molto spazio. Tuttavia, una volta fissati, difficilmente andranno spostati.