Come aprire una caffetteria

Il caffè è una delle bevande più diffuse in tutto il mondo. Lo si beve per svegliarsi, per liberarsi dal mal di testa, per diventare più energici: è usato e amato per diverse ragioni, non c'è quindi da stupirsi se le caffetterie sono attività di grande successo. Tuttavia, proprio come ogni altra attività, richiedono molto tempo e un’attenta pianificazione. Noi di METRO vogliamo raccontarti i passi più importanti da seguire per raggiungere il successo nella tua attività.

Argomenti trattati in questo articolo

Effettuare le ricerche necessarie per aprire una caffetteria
Definire l'idea per la tua caffetteria
Completare tutte le pratiche burocratiche per la tua caffetteria
Ordinare le attrezzature per la caffetteria
Aprire la caffetteria
Riepilogo - Come aprire una caffetteria
FAQ - Come aprire una caffetteria

Conoscere i prossimi passi

1. Effettuare le ricerche necessarie per aprire una caffetteria

Aprire una caffetteria, come qualsiasi altra attività commerciale, richiede un grande investimento in termini di tempo e denaro. Devi essere quindi consapevole e comprendere lo sforzo e l'energia necessari per gestire un'attività di successo.

Potresti contattare i proprietari di caffetterie e imparare dalla loro esperienza. Anche se non riesci a ottenere tutte le informazioni che vorresti, puoi già imparare molto osservando. Esci e visita quante più caffetterie possibile. Bevi un caffè, dai un voto, dai un'occhiata alla location e lasciati ispirare dallo stile, dal modo in cui viene gestita l'attività e da come vengono preparate le bevande. Fai una lista con le tue valutazioni, pensa a quali elementi vorresti adottare per la tua attività e cosa ti potrebbe rendere unico rispetto agli altri.

Come proprietario di una caffetteria, avrai a che fare con molte persone. Non devi quindi progettare solo il locale in sé, ma anche pensare ai Clienti. Quali sono e quali esigenze e aspettative hanno? Cosa apprezzano di più nelle altre caffetterie e cosa non apprezzano? Lo studio dei Clienti ti aiuterà nel processo di pianificazione e nel creare un menù, decidere i prezzi e creare un ambiente confortevole.

1.1 Conoscere l'ambiente

Quando fai una ricerca, dovresti anche controllare dove e quante caffetterie esistono in determinate aree. Questo ti mostrerà dove c'è bisogno di una caffetteria o se ce ne sono già abbastanza. Ci saranno aree in cui ci sono molte caffetterie popolari, altre in cui ce ne sono diverse ma non particolarmente apprezzate dai Clienti. Esistono anche molte aree in cui c'è una mancanza di caffetterie in generale, concentrati quindi su queste. Questo è il primo passo per individuare la location giusta.

Dai un'occhiata agli archivi commerciali della tua città. Potrebbe essere utile per ottenere informazioni su quali bar e caffetterie hanno chiuso negli ultimi anni e perché. Fai una lista dei loro errori, in modo da poterli evitare. Un altro punto importante, quando si studiano le zone, è se un'attività del genere può contribuire alla vita locale. Questo ti farà risparmiare tempo e denaro.

1.2 Studiare la concorrenza

Questa fase va di pari passo con la precedente. Oltre a studiare le caffetterie di una determinata zona, devi anche studiare i tuoi competitor. Alla fine, devi chiederti se sarai in grado di competere e reggere il confronto con loro. Se decidi di aprire la tua attività in una zona con molte caffetterie, dovrai poterti distinguere. Anche se decidi di aprire in una zona in cui non ci sono molti bar o caffetterie, tieni presente che le persone potrebbero fare un lungo viaggio fino a una caffetteria lontana per bere un buon caffè, piuttosto che andare in una più vicina ma scadente. Quindi, in ogni caso, sarai in competizione con le attività più grandi e già affermate.

Il segreto è imparare dai loro pregi, ma anche dai loro aspetti negativi. Si tratta di prendere la loro esperienza e migliorarla, ma anche di mettere in gioco il tuo talento. Noi di METRO non vogliamo che copi le altre attività, vogliamo che ti ispiri a loro e che migliori ciò che hanno sbagliato. Solo così potrai competere e far crescere una piccola impresa.

Scegliere lo stile e la location

2. Definire l'idea per la tua caffetteria

2.1 Scegliere un concept

C'è un aspetto molto importante che molte persone dimenticano quando aprono un'attività di questo tipo. L'obiettivo non è quello di accontentare tutti. Questo sarebbe poco realistico e semplicemente impossibile: si tratta piuttosto di capire chi sono i tuoi Clienti e per quale target è stata pensata la tua attività. Per questo motivo, dovresti porti le seguenti domande:

Chi è il tuo target?
Quali sono i loro dati demografici?
I Clienti di una determinata area sono disposti a pagare per il tuo caffè? Ritengono che i tuoi prezzi siano abbastanza ragionevoli?
Offrirai del cibo? Se sì, lo farai da solo o dovrai collaborare con una pasticceria?
Vuoi offrire un servizio di ristorazione?

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2.2 Perfezionare l'idea

Prima di iniziare la fase di realizzazione, pensa all'idea di caffetteria che hai in mente. Annota tutte le tue idee e i tuoi obiettivi. Pensa all'atmosfera che vuoi creare nel tuo locale. Dopo aver dato un'occhiata ad alcune caffetterie e aver tratto ispirazione, il quadro della tua attività diventerà sempre più completo, proprio come un puzzle.

Ora pensa ai dettagli: chiediti che stile dovrebbe avere la tua caffetteria, come vorresti servire i tuoi prodotti e pensa al sistema di pagamento. Inizia quindi a riflettere su come vorresti progettare e decorare gli interni. Non dimenticare tutti i dettagli come le tazze e le tazzine da caffè, i menù, la carta da parati, la cassa, il frigorifero delle torte, e così via.

Avere una visione ben definita e metterla per iscritto ti aiuterà nelle fasi successive di pianificazione e realizzazione. Ti aiuterà a scegliere un nome e un logo per il tuo marchio, a decidere l'arredamento, a pianificare il cibo, a rifinire il menù, a scegliere il caffè e persino a definire un modo per interagire e soddisfare i Clienti.

2.3 Scegliere la giusta location per il tuo business

Abbiamo già sottolineato l’importanza di studiare le zone in cui vorresti aprire la tua caffetteria, a questo punto il cerchio dovrebbe essersi ristretto. Prima di decidere definitivamente la tua location, trascorri ancora un po' di tempo in zona e tieni gli occhi ben aperti.

Osserva quante persone si muovono a piedi e qual è la situazione dei parcheggi. Ricorda di domandarti: il luogo è abbastanza visibile e facile da raggiungere? Quanta disponibilità di generi alimentari c'è intorno al locale? Quali sono i dati demografici della zona? Cosa piace e cosa non piace agli abitanti di questa zona? Con chi devo competere esattamente?

Tieni presente che passerai molto tempo nella tua caffetteria. Devi quindi conoscere l'ambiente, la zona e le persone che vi abitano. Studia il tasso di criminalità, i requisiti normativi e urbanistici e la distanza dai fornitori. Ogni dettaglio ha un enorme impatto sul successo dell'attività.

Infine, considera la sede stessa. Devi assicurarti che ci sia un ampio spazio e che siano installate tutte le linee di gas, scarico e acqua necessarie. Potresti prendere in considerazione l'idea di avere un'area esterna, quindi verifica se lo spazio e la capacità sono sufficienti. Tutti questi aspetti influiscono sui costi di avviamento e devono perciò essere ben ponderati.

Business Plan, aspetti legali e finanziamenti

3. Completare tutte le pratiche burocratiche per la tua caffetteria

3.1 Creare un business plan completo

Molte persone sono tentate di saltare questa fase, ritenendola troppo impegnativa. In realtà, si tratta solo di mettere nero su bianco le tue idee. Creare un business plan ben strutturato è un fattore cruciale per il successo della tua attività, è la scala per il successo del tuo marchio. Ti guiderà in ogni fase della realizzazione e ti aiuterà a darle una struttura ben solida.
In breve, il business plan dovrebbe includere:

Un sommario
Un'analisi di mercato
Una visione del tuo team
Una strategia di marketing
Una lista della spesa e un piano finanziario
Proiezioni finanziarie
Informazioni dettagliate sulla localizzazione e l'affitto

3.2 Garantire i diritti legali

Questa fase è ancora più delicata della creazione del business plan, perché non lascia nessuno spazio alla creatività. Si tratta in breve di sbrigare noiose pratiche burocratiche e di ottenere i permessi e le licenze necessarie. Poiché questi si differenziano a seconda della città e dello stato, è importante consultare l'amministrazione locale e fare un elenco di tutti i documenti necessari. L'attesa per l'approvazione di tutti i documenti consegnati può richiedere del tempo, è consigliato quindi iniziare a compilarli il prima possibile, in modo corretto e ordinato. Ci sarà bisogno del tuo tempo prezioso altrove.

3.3 Ottenere prestiti per avviare la tua attività

Aprire una caffetteria, proprio come qualsiasi altro tipo di attività, è costoso. Per questo motivo, devi assicurarti di avere abbastanza fondi e un buon capitale iniziale. Puoi provare a chiedere prestiti commerciali tradizionali, linee di credito o prestiti per piccole imprese. Puoi anche cercare di impressionare gli sponsor o i finanziatori con il crowdfunding della tua idea. Un'altra opzione è quella di chiedere un finanziamento a una banca.

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4. Ordinare le attrezzature per la caffetteria

4.1 Fare un elenco delle attrezzature

Quando si tratta di fare acquisti, potresti trovarti spaesato di fronte alla quantità di articoli di cui hai bisogno e in dubbio su dove acquistarli. Una soluzione potrebbe essere informarti nelle altre caffetterie e controllare quali attrezzature usano.

Ecco alcune delle attrezzature di cui potresti aver bisogno:

Macchine per il caffè e macinini
Distributore di acqua calda, frigorifero e macchina del ghiaccio
Vetrina per dolci e panini
Lavandino a più scomparti
Brocche per la schiuma e termometri
Tazze per tè e caffè e tazzine per espresso
Organizzatori per tazze, coperchi e cannucce
Vetrina

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4.2 Trovare un fornitore per i chicchi di caffè

Le caffetterie sono specializzate nel servire caffè appena fatto e di alta qualità. Questo è l’aspetto più importante della tua attività, perciò trovare un fornitore affidabile e di qualità è essenziale per il successo della tua caffetteria. Anche in questo caso, dovresti chiederti cosa stai cercando in un fornitore e nei tuoi prodotti.

Vuoi prodotti sostenibili? Vuoi che siano tutti equosolidali?
A quali gusti stai puntando? Vuoi che il caffè sia più aspro e amaro o che sia più cremoso e intenso? Oppure vuoi offrire entrambe le opzioni?
E per quanto riguarda le altre bevande, come il tè? Quali tipi di tè desideri e come pensi di servirli? Preferisci il tè confezionato in bustine o vuoi creare la tua miscela di erbe?

Ma non devi solo cercare dei buoni chicchi di caffè. Ci sono molti altri prodotti di cui avrai bisogno, come il latte, eventuali ingredienti per pane e dolci, tazze e tovaglioli, agitatori per il caffè, teiere e bustine di tè di diversi tipi e sciroppi. Ci sono molte altre cose che andrebbero aggiunte a questa lista: prendi nota di tutto e inizia a cercare i fornitori per ogni punto. Assicurati di lavorare con persone affidabili, che possono garantirti la qualità e che mantengono sempre tutti gli accordi ufficiali con contratti firmati.

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